Dary książkowe otrzymane od czytelników są przekazywane do Działu Gromadzenia i Opracowania Zbiorów, gdzie są wprowadzane do systemu bibliotecznego książki dla wszystkich placówek w sieci NhBP. Jest to złożony proces, który wymaga odpowiedniego czasu (w pierwszej kolejności opracowywane i wprowadzane są książki zakupione ze środków organizatora). Kierownik danej Biblioteki decyduje, czy otrzymane książki zostaną włączone do księgozbioru. Jeżeli nie, są one przekazywane innym placówkom kulturalno-oświatowym. Być może dary przekazane przez Pani koleżankę nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu.